GoBD ersetzen GDPdU und GoBS

die steuerlichen Anforderungen an Registrierkassen werden in zwei Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 26.11.2010* und 01.01.2015 (GoBD)** dargestellt. In diesen wird bestimmt, wie digitale Unterlagen aufbewahrt werden sollen, damit das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung auf die Informationen zugreifen kann. Die GoBD lösen die  GDPdU***, das „FAQ zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung“ sowie die GoBS**** ab. Für Anwender von Registrierkassen ergeben sich daraus jedoch keine wesentlichen Neuerungen. Maßgeblich ist also weiterhin das Schreiben vom 26. November 2010.
*Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften
**Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
***Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
****Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)

 

Kassendaten 10 Jahre archivieren

Laut Schreiben vom 26.11.2010 muss eine Kasse ab sofort alle Buchungsdaten im Detail sowie weitere Daten elektronisch und unveränderbar aufzeichnen sowie mindestens 10 Jahre archivieren. Steuerlich relevant sind danach: Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten.

Ferner legen die Finanzbehörden großen Wert darauf, dass die Vollständigkeit der Daten prüfbar ist, beispielsweise durch fortlaufende Nummern. Die Archivierung kann auch in einem nachgeschalteten System erfolgen. Bei Betriebsprüfungen müssen die Daten elektronisch in einem auswertbaren Format zur Verfügung gestellt werden. Damit ist eine direkte Schnittstelle zur IDEA-Software der Prüfer gemeint.

Wenn die geforderten elektronischen Daten fehlen oder wenn andere formale Fehler in der Kassenbuchführung gefunden werden, droht die Schätzung der Einnahmen, was zu hohen Steuernachzahlungen führen kann.

Zwar wird im BMF-Schreiben eine Übergangsregelung zum Schutz der bestehenden Installationsbasis bis Ende 2016 definiert, allerdings ist diese Ausnahmeregelung bei näherem Hinsehen an so hohe Anforderungen geknüpft, dass diese kaum ein Betrieb erfüllen kann. Ausnahmen gelten nur für Systeme, die „bauartbedingt“ nicht aufgerüstet werden können. Da der Begriff „bauartbedingt“ nicht genau definiert ist, kann man davon ausgehen, dass die Finanzbehörden künftig unterstellen werden, ein System sei grundsätzlich nachrüstbar.