Kassennachschau ab 2018

POS Vario II  Gastronomie

darf das Finanzamt in die Kasse schauen

Mit der ab dem 1. Januar 2018 in Kraft tretenden Möglichkeit zur Kassennachschau haben die Finanzbehörden neben den bereits existierenden Instrumenten wie Prüfung der Lohn- und Umsatzsteuer eine weitere Chance, Steuersündern wirksam auf die Spur zu kommen. Die Außenprüfer des Finanzamts bereiten sich intensiv auf die Kassennachschau ab 2018 vor. Betroffene Geschäftsleute sollten sich ebenfalls rüsten, damit die unangemeldete Prüfung vor Ort nicht zum Stressfaktor wird.

Kassengesetz als Rechtsgrundlage

Grundlage der Kassennachschau ist der neue § 146b der Abgabenordnung (AO). Er wurde zusammen mit vielen weiteren Änderungen durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 (BGBl. 2016 I S. 3152) in die Abgabenordnung eingefügt. Die Kassennachschau darf unabhängig von einer Außenprüfung während der üblichen Geschäftszeiten jederzeit und unangekündigt erfolgen. Der Amtsträger muss sich nicht sofort ausweisen, er kann zunächst auch wie ein Kunde auftreten. Erst wenn er Einsicht in Aufzeichnungen, Bücher und Organisationsunterlagen verlangt, muss er sich zu erkennen geben. Die Kassennachschau erstreckt sich auch auf die Pflicht zur elektronischen Aufzeichnung, die in § 146a AO geregelt ist.

Die Wohnung des Steuerpflichtigen ist normalerweise für die Kassennachschau tabu. Allerdings wird das Grundrecht auf Unverletzlichkeit der Wohnung eingeschränkt, wenn dies „zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung“, so der Wortlaut der AO, erforderlich ist. Nach herrschender Rechtsauffassung reicht es aus, dass der Verlust von steuerlich relevanten Informationen zu befürchten und eine nennenswert höhere Steuereinnahme zu erwarten ist. Ist dies der Fall, darf die Kassennachschau ab 2018 auch in den Wohnräumen stattfinden.

Werden bei der Kassennachschau Unregelmäßigkeiten festgestellt, kann der Prüfer auch ohne vorherige Anordnung, also fristlos, sofort von der Kassennachschau zu einer Außenprüfung nach § 193 AO übergehen. Macht er von dieser Möglichkeit Gebrauch, muss er den Steuerpflichtigen schriftlich auf den Übergang zur Außenprüfung hinweisen.

Kassennachschau in der Praxis

In den meisten Geschäften dürfte es praxisfremd sein, im Rahmen der Kassennachschau gleich vor Ort an der Kasse Daten einzusehen. Drei Fälle sind wahrscheinlich:

  • Der Prüfer wird die Überspielung der Daten auf einen Datenträger oder eine Online-Übermittlung der Kassendaten verlangen. Die Auswertung nimmt er dann in Ruhe an seinem Arbeitsplatz vor.
  • Die Daten werden von der Kasse an eine zentrale Stelle im Betrieb überspielt, zum Beispiel in ein Büro der Buchhaltung. Hier darf der Prüfer die Daten ebenfalls im Rahmen einer unangekündigten Kassennachschau einsehen oder sich überspielen lassen.
  • Die Daten liegen beim Steuerberater. Hier hat der Prüfer des Finanzamts keinen direkten Zugriff, denn die Daten befinden sich nicht in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen. Er muss sich deshalb mit einem Vorlauf von etwa ein bis zwei Wochen ankündigen, um die Kassennachschau ab 2018 auch beim Steuerberater durchführen zu können.

Offene Ladenkasse bleibt erlaubt

Bereits im November 2010 wurden die Standards für Kassensysteme gesetzlich neu definiert. Hersteller und Anwender hatten bis Ende 2016 Zeit, sich darauf einzustellen. Wurden alle möglichen Softwareanpassungen, Speichererweiterungen und dergleichen durchgeführt, durfte die Kasse bis zum 31. Dezember 2016 in Betrieb bleiben. Seit 2017 ist die Einzelaufzeichnung Pflicht – auch deren Einhaltung wird im Rahmen der Kassennachschau geprüft. Unter Umständen muss die alte Kasse trotz Ersatz durch ein gesetzeskonformes System am Strom bleiben, bis der flüchtige Speicher ausgelesen ist. Für die Daten gilt nämlich eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Muss jetzt jeder Verein beim jährlichen Familienfest, jede Losbude auf der Kirmes auf ein elektronisches Kassensystem umrüsten? Nein. Die sogenannte offene Ladenkasse bleibt als Ausnahmeregelung bestehen. Eine Kassenschau ist ab 2018 aber auch hier möglich. Geprüft wird dann die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen nach § 146 AO. Zur Dokumentierung der Einnahmen ist ein Kassenbericht zu führen. Dieser darf im Nachhinein nicht veränderbar sein. Eine Aufzeichnung per Tabellenkalkulation wie Microsoft Excel erfüllt diese Voraussetzungen nicht, denn hier kann der Kassenverantwortliche jederzeit auch alte Eintragungen überschreiben. Im Zweifel ist das Kassenbuch in Papierform immer noch das billigste und beste Mittel der Wahl.

Bei der offenen Ladenkasse darf der Prüfer im Rahmen der Kassennachschau ab 2018 auch die Unterlagen der Vortage unangekündigt einsehen und kann sogar spontan einen Kassensturz verlangen, um Aufzeichnungen und Kassenbestand zu vergleichen.

Bußgelder und Hinzuschätzungen

Unregelmäßigkeiten in der Kassenführung, selbst fahrlässige Verstöße gegen die Anforderungen des Kassengesetzes, können teuer werden. Einerseits sind Bußgelder bis zu 25.000 Euro möglich. Wesentlich unangenehmer ist es, wenn das Finanzamt die gesamte Buchführung verwirft und Einnahmen hinzuschätzt. Diese müssen selbstverständlich versteuert werden, egal ob die Schätzung zutrifft oder nicht. Die Folgen einer nicht ordnungsgemäßen Buchführung gehen zu Lasten des Steuerpflichtigen.

Weitere Verschärfung in 2020

Das Kassengesetz sieht ab dem Jahr 2020 noch weitere Anforderungen an Kassensysteme vor, die über den heutigen Standard hinausgehen. Sicherheitsmodul, Speichermedium und digitale Schnittstelle müssen vorhanden und zertifiziert sein. Der steuerpflichtige Kassenbetreiber muss das Finanzamt über Art und Anzahl der elektronischen Aufzeichnungssysteme und über die zertifizierten Sicherheitseinrichtungen informieren. Dank einer Übergangsregelung im Kassengesetz dürfen vorhandene Systeme, die die strengeren Anforderungen derzeit noch nicht erfüllen, bis 2022 in Betrieb bleiben. Spätestens dann steht aber eine Neuanschaffung ins Haus, um die Kassennachschau ohne Beanstandungen zu bestehen.

Es gibt viele Gründe, warum LIDAX die beste Wahl für Ihre Kassenlösung ist.

Adresse: LIDAX GmbH Friedrich-Kahl-Str. 17
60489 Frankfurt
Telefon: +49 069-74747945
Email: info@lidax.de
Öffnungszeiten: Mo-Fr: 09:00 bis 17:30