Die Inventur mit MDE-Geräten

Mobile Datenerfassung Worker scanning barcodes on boxes

Die Inventur mit MDE-Geräten durchführen – darauf ist bei der mobilen Datenerfassung zu achten

Um die Anforderungen an Buchführung und Bilanzierung eines Unternehmens ordnungsgemäß zu erfüllen, ist die regelmäßige Bestandsaufnahme der Vermögens- und Warenbestände notwendig. Hierfür sind große Datenmengen zu erfassen. Mobile Datenerfassungsgeräte bieten für die Inventur-Bestandsaufnahme viele Vorteile und helfen den personellen und zeitlichen Aufwand zu reduzieren. Zusammen mit einer modernen Warenwirtschaftssoftware und Online-Kassensystemen ist es problemlos möglich, die Warenbestände auf einem aktuellen Stand zu halten. Mobile Datenerfassungsgeräte lesen Produkte beispielsweise per Barcode und Scanner ein und übermitteln die erfassten Daten direkt an das eingesetzte EDV-System. Im Folgenden finden Sie hilfreiche Informationen für die Durchführung von Inventuren mit mobilen Datenerfassungsgeräten.

Was sind MDE-Geräte?

Die Abkürzung MDE steht für den Begriff “Mobile Datenerfassung”. Mit Hilfe der mobilen Datenerfassung ist es möglich, Daten wie Warenbestände ortsungebunden, abseits von stationären Rechnerabeitsplätzen zu erfassen und sie den EDV-Systemen zur weiteren Verarbeitung zu übermitteln. Typische Anwendungsbereiche der mobilen Datenerfassung sind in der Logistik, im Handel, in der Industrie und in Produktionsbetrieben zu finden. Die gewonnenen Informationen verarbeiten Warenwirtschaftssysteme oder andere Anwendungen weiter. Dank mobiler Datenerfassung lassen sich Unternehmensprozesse optimieren und beschleunigen. Im Handel unterstützen mobile Datengeräte Bereiche wie die Lagerverwaltung oder die Inventur-Bestandsaufnahme. Artikel werden direkt im Lager erfasst und online oder offline an die IT übermittelt. Das Einlesen erfolgt über Kennzeichnungen wie Barcodes oder Strichcodes.

Vorteile der Inventur über mobile Erfassungsgeräte

Die Bestandsaufnahme von Waren und Vermögensgegenständen mit mobilen Erfassungsgeräten bietet zahlreiche Vorteile gegenüber stationär oder papierbasiert durchgeführten Methoden. Ein zentraler Vorteil ist, dass die Mitarbeiter ortsungebunden sind und die Daten sich einfach an die EDV-Systeme übermitteln lassen. Kurz zusammengefasst ergeben sich folgende Vorteile.

  • Listen-Element
  • mobiles Arbeiten möglich
  • einfaches Erfassen der Daten
  • mithilfe von Barcode-Scannern
  • Zeitersparnis im Vergleich zu stationären oder papierbasierten Methoden
  • Optimierung von Laufwegen
  • Minimierung der Übertragungsfehler
  • keine doppelte Erfassung der Daten mehr
  • Vermeidung von Medienbrüchen
  • Prüfung der Daten direkt beim Erfassen
  • Online-Übertragung der Daten an die EDV möglich
  • hohe Stückzahlen in kurzer Zeit erfassbar

Wann der Einsatz der MDE für die Inventur-Bestandserfassung Sinn macht

Nicht immer ist der Einsatz der mobilen Geräte für die Inventur-Bestandserfassung möglich oder sinnvoll. In kleinen Handwerksbetrieben oder Geschäften ohne große Warenbestände und ohne eine computerbasierte Warenbestandsverwaltung bringen mobile Datenerfassungsgeräte kaum Vorteile. Aber überall dort, wo Artikel in der EDV gelistet und gepflegt werden und Waren oder Produkte sich über Barcodes erfassen lassen, machen mobile Geräte für die Inventur Sinn. Sie gestatten eine verlässliche Verwaltung der Artikel. In Kombination mit modernen Kassensystemen sind über den Wareneingang und den Warenausgang die tatsächlichen und theoretischen Bestände leicht abzugleichen. Ist der Warenbestand einmal korrekt aufgenommen, erfasst die Kasse alle Artikel die verkauft wurden und löscht sie direkt aus den Inventarlisten. Dennoch entstehende Fehlbestände beispielsweise durch falsches Einlesen an Kassen, Diebstähle oder Defekte korrigieren die mobilen Erfassungsgeräte während den regelmäßig durchgeführten Inventurarbeiten.

Die verschiedenen Typen mobiler Datenerfassungsgeräte

Die Inventur mit MDE-Geräten Arbeiter am Packen

Mobile Datenerfassungsgeräte sind in vielen verschiedenen Varianten und Ausführungen erhältlich. Beispielsweise lassen sich Smartphones, Tablets oder PDAs mit entsprechenden Apps und Hardwareerweiterungen wie Scanaufsätzen als mobile Erfassungsgeräte verwenden. Darüber hinaus existieren speziell konzipierte Geräte, die hinsichtlich Hardware und Software für die effiziente Durchführung von Inventurarbeiten optimiert sind.

Für das schnelle Einlesen von Barcodes oder Artikelkennungen kommen Laserscanner oder RFID-Leseeinheiten zum Einsatz. Während ein Laserscanner den auf einem Produkt aufgedruckten Bar- oder Strichcode über einen projizierten Laserlichtstrahl einliest, nutzt die RFID-Technik elektromagnetische Wellen für die berührungslose Identifikation eines Artikels. Stehen weder Barcodes noch RFID-Informationen für das Einlesen von Produktdaten zur Verfügung, bieten viele Erfassungsgeräte die Möglichkeit, ein Produkt manuell per Artikelcode über eine integrierte Tastatur zu einzugeben. Die benötigte elektrische Energie für die mobilen Datenerfassungsgeräte liefern meist Akkus. Diese werden in Ladestationen aufgeladen und ermöglichen einen Betrieb von vielen Stunden ohne externe Stromversorgung. Da bei den mobilen Erfassungstätigkeiten oft widrige Umgebungsbedingungen herrschen, ist die Technik der Geräte mit robusten Gehäusen geschützt. Sie erfüllen bestimmte IP-Schutzarten und verhindern, dass Schmutz oder Feuchtigkeit in das Innere eindringen. Selbst für das Arbeiten in Umgebungen mit sehr hohen oder niedrigen Temperaturen wie Kühlhäusern sind geeignete Geräte verfügbar. Für ein bequemes Arbeiten mit den Mobilgeräten sind ergonomische Halterungen oder Griffe angebracht. Um die erfassten Informationen an die EDV zu übertragen, besitzen die MDE-Devices kabelbasierte oder drahtlose Schnittstellen. Typische drahtlose Schnittstellen sind WLAN-, Mobilfunk- oder Bluetooth-Schnittstellen. Kabelbasiert lassen sich die Daten häufig per Ethernet oder über serielle und parallele Schnittstellen an die IT-Systeme übermitteln. Die Erfassungsgeräte müssen mit der verwendeten Warenwirtschaftssoftware und der vorhandenen Hardware kompatibel sein. Typische Betriebssysteme auf den Erfassungsgeräten sind Android, Embedded Windows, iOS oder proprietäre Betriebssysteme.

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Warenerfassung mit einem mobilen Datenerfassungsgerät

Die Erfassung von großen Beständen ist mit einem Barcodescanner sehr schnell zu erledigen. Das Gerät wird mit seiner Leseeinheit lediglich an den Strichcode gehalten. Die korrekte Erfassung quittiert ein akustisches oder optisches Signal. Bei RFID-Scannern entfällt die Notwendigkeit das Lesegerät auf die Strichcodes auszurichten. Ist das Produkt eingelesen, lässt sich der Lagerbestand korrekt abbilden, indem die jeweilige Stückzahl des Artikels eingetippt wird. Sind weder Barcodes noch RFID-Informationen verfügbar, ist die Artikelerfassung über die manuelle Eingabe von Artikelcodes möglich. Der Aufwand hierfür ist allerdings höher als mit einem Scanner.

Die Daten der Inventur mit MDE-Gerät online oder offline übermitteln

Je nach eingesetztem Gerät und abhängig davon, wie aktuell die Daten sein sollen, lassen sich die erfassten Informationen online an die EDV übermitteln oder werden zunächst gesammelt und später an die weiterverarbeitenden Systeme übertragen. Die Offline-Übertragung erfordert größere Speicher in den Geräten. Die Geräte speichern die Daten zwischen und übertragen sie zu einem späteren Zeitpunkt, beispielsweise wenn das Lesegerät in eine Ladestation eingesetzt wird. Die Online-Übertragung bietet den Vorteil, dass die Plausibilität der Informationen direkt prüfbar ist. Kommt die IT mit den erfassten Daten nicht zurecht, kann eine Warnung am Lesegeräte den Anwender informieren. Die Arbeitsweise lässt sich prüfen und gegebenenfalls direkt korrigieren. Sind die in einem Offline-Gerät erfassten Daten nicht weiterzuverarbeiten, ist unter Umständen eine mehrstündige Erfassungstätigkeit zu wiederholen. Beim Einsatz der Online-Übertragung ist auf eine gute Netzabdeckung zu achten, da die Übermittlung drahtlos zu erfolgen hat. Ist eine dauerhafte Funkverbindung nicht möglich oder verfügbar, wie beispielsweise im Außeneinsatz, sind bei einigen Erfassungsgeräten Mischtechniken zwischen Online- und Offline-Übertragung möglich. Das MDE-Device speichert die Daten so lange intern, bis eine Online-Verbindung verfügbar ist und überträgt sie anschließend automatisch an die EDV.

Typische Fehler bei Inventurarbeiten vermeiden

Oft werden große Mengen an Daten offline erfasst, ohne sie ausreichend auf Korrektheit und Plausibilität zu prüfen. Entdecken die weiterverarbeitenden IT-Systeme im Nachhinein Fehler, ist aufwendige manuelle Nacharbeit notwendig oder der gesamte Erfassungsvorgang zu wiederholen. Es ist vor allem bei der Offline-Erfassung sinnvoll, die Daten in regelmäßigen, möglichst kurzen Zeitabständen zu kontrollieren und an die EDV zu senden. Häufig arbeiten die angeschafften Lesegeräte nicht optimal mit der eingesetzten Warenwirtschaft zusammen oder besitzen nicht die benötigten Schnittstellen.

Dies ist vor dem Kauf von MDE-Geräten unbedingt zu prüfen. Das Risiko lässt sich minimieren, wenn Leihgeräte für die Inventur verwendet werden. Sie erfordern keine großen Investitionen, binden kein Eigenkapital und lassen sich, werden sie nicht mehr benötigt oder erfüllen sie die gestellten Anforderungen nicht, ohne großen finanzielles Risiko austauschen oder zurück geben. Das macht insbesondere Sinn, wenn die Geräte nur wenige Tage im Jahr für Inventurarbeiten benötigt werden.

Möchten Sie mehr über dieses Thema erfahren oder benötigen Sie eine Beratung für die Inventur mit MDE-Geräten, kontaktieren Sie uns telefonisch oder per Kontaktformular. Gerne informieren wir Sie ausführlich über die Möglichkeiten der Inventur über mobile Erfassungsgeräte.

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Vielleicht konnten wir nicht alle Ihre Fragen im Vorfeld klären. Jedes Unternehmen hat schließlich seine eigenen Wünsche und Anforderungen, auf die wir gerne individuell eingehen. Kontaktieren Sie uns einfach über unser Formular. Wir finden für Sie die maßgeschneiderte Lösung für modernes Inventurequipment zur Miete. Machen Sie die mobile Erfassung zum Bestandteil Ihrer Stichtagsinventur und genießen Sie die Vorteile der Flexibilität, immer aktuelle und optimal gewartete Leihgeräte mit eigener Konfiguration zu nutzen. Je schneller und effizienter die Inventur umgesetzt werden kann, umso besser für Ihre Firma! Gerne beraten wir Sie individuell und klären offene Fragen im persönlichen Gespräch, bevor Sie bei uns Ihre Inventurgeräte mieten.

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